De wereld draait om informatie, letterlijk en figuurlijk. We zijn er zelf ook de hele dag mee bezig. We stellen onszelf vragen, zoeken informatie op, verwerken deze informatie en doen er ons voordeel mee. De hoeveelheid informatie groeit. En tegelijkertijd is er een limiet aan wat wij als mensen kunnen verwerken. Daarom is het digitaal beheren van informatie belangrijk en wordt het ook steeds belangrijker. In deze blog lees je hoe je informatie zo effectief mogelijk beheert, workflow is daar een belangrijk onderdeel van.
Wat is workflow?
Een workflow applicatie verzamelt gegevens en verwerkt deze vervolgens. Het leidt data langs een vastgesteld pad en beslist ook welke gegevens er uit het verleden (dus die al in het systeem zitten) nodig zijn om dit te doen. Ook meet het de tijd die een individuele taak in beslag neemt, de tijd die het hele proces in beslag neemt, hoe vaak individuele items worden afgewezen of teruggestuurd naar eerdere stappen, en waar de typische achterstanden ontstaan. Workflows zijn een integraal onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf, mits deze goed zijn geïmplementeerd. Workflows geven een specifieke richting aan teams binnen een organisatie om te volgen en stellen een gestandaardiseerd bedrijfsproces vast voor het voltooien van vooraf gedefinieerde taken. Workflow applicaties kunnen apps zijn die op zichzelf bestaan of gebouwd zijn op een platform waar eindeloos veel applicaties op staan, bijvoorbeeld in een document management systeem. Workflow-applicaties helpen veel bedrijven simpelweg om hun alledaagse bedrijfsprocessen te automatiseren.
Wat zijn de voordelen van workflow management?
Kort gezegd is het voordeel van workflow management: overzicht. Bedrijven krijgen te maken met steeds meer complexiteit door de hoeveelheid en soorten data die ze moeten opslaan en verwerken. Alles is belangrijk als bedrijf, het kan je helpen iets te optimaliseren om uiteindelijk de winst te verhogen. Een workflow management systeem doet dit aan de hand van overzicht houden in een chaos van informatie en processen binnen een bedrijf. Je kunt alles in een workflow management systeem implementeren, van verkoopcijfers tot aan beschikbaarheid van werknemers. Dit kun je natuurlijk allemaal onderverdelen in verschillende menu’s en submenu’s. Door deze overzichtelijkheid heb je minder stress, kost het minder tijd om de juiste informatie te zoeken en heb je aan het eind van de rit meer tijd en energie over om te besteden aan andere zaken.